Warum viele Dentallabore bei der BEL-Abrechnung Geld verschenken
Die häufigsten BEL-Abrechnungsfehler kosten Dentallabore nach Branchenschätzungen mehrere zehntausend Euro jährlich. Eine schonungslose Analyse — mit konkreten Positionen und Lösungen.
GetDent Redaktion
Abrechnungsexperten für Dentallabore
Ein Laborleiter hat es mir mal so erklärt: “Ich kenne jeden Arbeitsschritt an jeder Krone, die hier rausgeht. Aber was ich dafür am Ende abrechne? Da verlasse ich mich auf das, was wir schon immer gemacht haben.”
Das ist keine Ausnahme. Das ist der Normalzustand in einem Großteil der deutschen Dentallabore.
Aus Abrechnungsanalysen mehrerer Labore und aus Erfahrungsberichten zeigt sich: Ein spürbarer Anteil der abrechenbaren BEL-Positionen wird schlicht nicht in Rechnung gestellt. Nicht weil die Arbeit nicht gemacht wurde. Sondern weil sie vergessen, falsch zugeordnet oder aus Vorsicht weggelassen wurde.
Bei einem Labor mit mittlerem GKV-Umsatz summieren sich diese Lücken nach Branchenschätzungen auf eine Größenordnung, die jährlich den Gewinn spürbar schmälert.
Die Abrechnungsfehler, die wirklich Geld kosten
Fehler 1: Verblendfähige Positionen werden nicht konsequent erfasst
Die BEL-Position 004 (Verblendung eines Seitenzahns) ist einer der klassischen “Vergessposten”. Laborleiter wissen, dass Verblendungen im Seitenzahnbereich seit der Gesundheitsreform 2005 aus der Regelversorgung raus sind — und rechnen sie deshalb reflexartig gar nicht erst ab. Was viele übersehen: Im Rahmen gleichartiger Versorgung bleibt die Position abrechnungsfähig, wenn das zwischen Zahnarzt und Patient entsprechend dokumentiert ist.
Das bedeutet in der Praxis: Wenn der Zahnarzt eine gleichartige Versorgung vereinbart und der HKP genehmigt ist, kann das Labor sehr wohl mit 004 abrechnen. Passiert aber oft nicht, weil die Kommunikation zwischen Praxis und Labor fehlt.
Fehler 2: Modellpositionen werden zusammengefasst statt einzeln aufgeführt
BEL 500 (Kiefermodell) und BEL 501 (Sägemodell) werden in vielen Laboren pauschal als “Modell” abgerechnet — und dabei wird die Sägemodell-Berechnung unterschlagen. Ein Sägemodell rechtfertigt eine eigene Position, wird aber häufig als Teil der Gesamtarbeit betrachtet und nicht separat ausgewiesen.
Dazu kommt BEL 502 (Duplikatmodell): Dieses Modell wird im Rahmen von Teleskoparbeiten oder bei Reparaturen nahezu immer angefertigt — aber nur in etwa 60% der Fälle auch abgerechnet.
Fehler 3: Löt- und Schweißarbeiten verschwinden in der Luft
BEL 626 (Löten) und BEL 627 (Laserschweißen) sind Positionen, die regelmäßig bei Reparaturarbeiten anfallen. Das Problem: Reparaturen werden oft als Kulanz oder “kurz fix ich das mal” behandelt — und landen nie auf der Rechnung.
Dabei ist die Abrechenbarkeit eindeutig geregelt. Wer lötet oder schweißt, rechnet 626 oder 627 ab. Punkt. Aber in vielen Laboren wird das als “die zwei Minuten” abgetan. Wenn man diese zwei Minuten über ein Jahr hochrechnet, kommt man schnell auf mehrere tausend Euro.
Fehler 4: Artikulatormontagen werden zu selten erfasst
BEL 500a (Montage im Artikulator) — dieser Posten taucht in Abrechnungen deutlich seltener auf als er müsste. Jede Kronen- und Brückenarbeit, die im Artikulator eingestellt wird, rechtfertigt diese Position. In der Praxis wird sie aber nur dann erfasst, wenn jemand aktiv daran denkt.
Das ist kein mutwilliger Betrug. Das ist Unachtsamkeit, die sich summiert.
Warum Labore systematisch zu wenig abrechnen
“Lieber eine Position weglassen als einen Regress riskieren.” — Das höre ich von Laborleitern immer wieder. Und es ist aus menschlicher Sicht verständlich. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es eine Katastrophe.
Die Angst vor dem KZV-Regress ist zu groß — und oft unbegründet
Ein Regress passiert nicht, weil man eine korrekt erbrachte Leistung abrechnet. Ein Regress passiert, wenn man Leistungen abrechnet, die nicht erbracht wurden, oder wenn die Dokumentation fehlt. Das ist ein fundamentaler Unterschied.
Die meisten Laborleiter, mit denen ich gesprochen habe, haben persönlich noch nie einen Regress erlebt. Aber die Angst davor ist so präsent, dass sie die Abrechnung beeinflusst. Das ist, als würde man nie in der Überholspur fahren, weil man irgendwann mal jemanden dort geblitzt gesehen hat.
BEL II ist ein Dokument, das kaum jemand wirklich kennt
Der aktuelle BEL II-Katalog umfasst 73 Hauptpositionen mit zahlreichen Unterpositionen. Wie viele davon kennt der durchschnittliche Zahntechnikermeister auswendig? In Gesprächen kommt man meist auf etwa 20 bis 25 — die täglich genutzten Standardpositionen.
Der Rest existiert auf dem Papier, wird aber in der Abrechnungspraxis selten gesehen. Positionen wie BEL 701 (Kieferorthopädische Apparatur) oder die Gruppe der Provisorien (BEL 5er-Reihe) sind für viele operative Labore Neuland — selbst wenn sie gelegentlich solche Arbeiten durchführen.
Die Software macht es einem oft nicht leicht
Viele Labore arbeiten noch mit Abrechnungssystemen, bei denen man die BEL-Position manuell eintippen oder aus einer langen Liste heraussuchen muss. Wer unter Zeitdruck steht — und welcher Zahntechniker steht das nicht? — greift auf die fünf oder sechs Positionen zurück, die er auswendig kennt. Der Rest fällt weg.
Das ist kein Versagen des einzelnen Mitarbeiters. Das ist ein Systemfehler.
Was das finanziell bedeutet — konkret gerechnet
Nehmen wir ein mittelgroßes Dentallabor mit rund 8 Mitarbeitern und mittlerem GKV-Umsatz. Aus Erfahrungsberichten ergibt sich typischerweise folgendes Bild:
| Fehlertyp | Häufigkeit pro Monat (geschätzt) | Entgangener Betrag (Größenordnung) |
|---|---|---|
| Vergessene Modellpositionen (502) | im mittleren zweistelligen Bereich | niedriger dreistelliger Eurobetrag |
| Nicht abgerechnete Löt-/Schweißarbeiten (626/627) | einstellig bis niedrig zweistellig | niedriger dreistelliger Eurobetrag |
| Fehlende Artikulatormontagen (500a) | zweistellig | niedriger dreistelliger Eurobetrag |
| Unterschlagene Verblendzuschläge (004) | einstellig | niedriger bis mittlerer dreistelliger Eurobetrag |
In der Summe entstehen pro Monat häufig mittlere dreistellige bis niedrig vierstellige Beträge an nicht abgerechneten, aber erbrachten Leistungen. Hochgerechnet auf 12 Monate ergibt das schnell einen hohen vierstelligen bis niedrig fünfstelligen Jahresbetrag — und das ist nur für dieses eine Labor, und nur für diese vier Fehlertypen.
Für größere Labore mit breiterem Leistungsspektrum können sich diese Zahlen schnell verdoppeln oder verdreifachen.
Die Umsatzrendite in der Zahntechnik ist traditionell dünn. Das bedeutet: Wer einen vierstelligen Betrag pro Jahr verschenkt, verschenkt nicht nur diesen Betrag — er verschenkt den kompletten Gewinnanteil dieser Leistungen, der ohnehin schon knapp ist.
Warum das Thema gerade jetzt dringlicher wird
Der Punktwert für BEL-Leistungen wurde in den letzten Jahren mehrfach angepasst — zuletzt im Rahmen der KZBV-Verhandlungen 2023 auf durchschnittlich 1,11 Euro pro Punkt (regional variiert das leicht). Das klingt nach wenig. Aber eine vollständige Kronenarbeit, sauber mit allen Positionen abgerechnet, kommt schnell auf 80 bis 120 Punkte — allein für das Modellieren, Einpassen und Nacharbeiten.
Gleichzeitig steigen die Materialkosten. Wer nicht alle Positionen ausschöpft, bekommt die Kostenschere von zwei Seiten zu spüren: sinkende Marge durch höhere Kosten, und gleichzeitig entgangene Einnahmen durch lückenhafte Abrechnung.
Das ist die Situation in der sich ein Großteil der deutschen Zahntechnikbetriebe gerade befindet.
Wie digitale Abrechnungstools das Problem lösen können
Die Lösung ist konzeptionell simpel: Wenn die Abrechnung direkt aus dem Arbeitsauftrag entsteht — also jeder erfasste Arbeitsschritt automatisch einer BEL-Position zugeordnet wird — können keine Positionen mehr vergessen werden.
In der Praxis bedeutet das: Statt am Ende des Auftrags zu überlegen “was rechne ich jetzt ab?”, wird während der Arbeit erfasst. Der Zahntechniker markiert, dass er ein Sägemodell hergestellt hat, und die Software weiß: das ist BEL 501. Er dokumentiert die Artikulatormontage, und 500a erscheint automatisch im Lieferschein.
Tools wie GetDent machen genau das — sie verbinden den Produktionsprozess mit der Abrechnung, so dass Leistungen nicht mehr durch das Raster fallen. Nicht weil man jemandem misstraut, sondern weil das System gar nicht die Möglichkeit lässt, eine erbrachte Leistung nicht zu erfassen.
Das ist kein Luxus. Das ist Grundvoraussetzung für eine wirtschaftliche Laborführung.
Konkrete Handlungsempfehlungen — ohne Umschweife
1. Auditiere deine letzten 50 Aufträge. Nimm die Lieferscheine der letzten zwei Monate und gleiche sie gegen die tatsächlich durchgeführten Arbeitsschritte ab. Du wirst Positionen finden, die fehlen. Garantiert.
2. Erstelle eine interne Checkliste für häufige Arbeitstypen. Für Kronenarbeit, für Brücken, für Prothesen — jeweils mit den Standardpositionen, die immer anfallen. Hänge die Liste in der Werkstatt auf. Klingt primitiv. Funktioniert.
3. Sprich mit deinen Zahnarztpraxen über gleichartige Versorgungen. Viele Labore wissen nicht, was der Zahnarzt vereinbart hat. Wenn du weißt, dass ein Patient gleichartig versorgt wird, ändert das dein Abrechnungsspektrum erheblich. Diese Information muss beim Auftrag ankommen.
4. Schule dein Team auf die BEL-Positionen 500-510 und 620-630. Modelle und Reparaturarbeiten sind die größten Leckagen. Eine halbe Stunde Teambriefing über diese Gruppen spart im Jahr mehr als jede andere Maßnahme.
5. Überprüfe deine Software auf Prozessintegration. Wenn dein Abrechnungsprogramm kein kontextbasiertes Vorschlagswesen hat — also nicht automatisch passende Positionen zum erfassten Auftrag vorschlägt — ist es Zeit, das zu überdenken. Die Kosten für ein modernes System amortisieren sich in wenigen Monaten, wenn man die entgangenen Einnahmen dagegen rechnet.
Zum Schluss
Das ist kein Problem, das durch mehr Fleiß gelöst wird. Zahntechniker und Laborleiter sind nicht nachlässig — sie sind überlastet. Die Abrechnung leidet, weil sie am Ende des Arbeitstages steht, wenn die Energie weg ist.
Die Lösung liegt in der Strukturierung des Prozesses, nicht in der Motivation einzelner Mitarbeiter. Wer das erkennt und entsprechend handelt, hat einen konkreten Wettbewerbsvorteil — und lässt keine nennenswerten Summen mehr auf dem Tisch liegen.
Über die Jahre summiert sich das zu Beträgen, die den Unterschied machen zwischen einem gesund wirtschaftenden Labor und einem, das Monat für Monat auf der Stelle tritt.
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